Arbo - werkinstructies

Matigingsgronden in de Beleidsregel boeteoplegging Arbeidsomstandigheden

De Arboboete moet worden afgestemd op de ernst van de overtreding en de mate waarin die aan de werkgever te verwijten valt. Dat bepaalt artikel 5:46 van de Algemene wet bestuursrecht. Het Ministerie van SZW hanteert haar eigen beleid voor de vaststelling van het boetebedrag. Dat beleid staat in de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving. De beleidsregel noemt vier matigingsgronden voor verlaging van de boete, waaronder het geven van ‘adequate instructies’.

Wanneer een bedrijf een boetebeschikking ontvangt, dient het zelf een beroep te doen op de matigingsgronden uit de beleidsregel. Daarnaast is van belang dat het bedrijf moet aantonen dat voldoende inspanningen zijn verricht om de overtreding in kwestie te voorkomen. Dat is bij het geven van instructies vaak lastig, omdat die voor een groot deel mondeling worden gegeven. Dat mondelinge instructies zijn gegeven is immers lastig te bewijzen.

Wijze van instructie geven

Instrueren van personeel kan op tal van manieren worden vormgegeven. In sommige gevallen worden veiligheidsinstructies gegeven tijdens een startwerkbespreking.  Daarnaast kunnen veel voorkomende risico’s worden besproken in periodieke ‘Toolbox Meetings’ met het personeel.  Ook interne opleidings- en trainingsprogramma’s kunnen bijdragen aan het creëren van een veilige werkomgeving. Veel bedrijven beschikken verder over een eigen veiligheidsbeleid, zoals een intern Arbo-beleidsplan of een kwaliteit- en veiligheidshandboek.

Al deze omstandigheden kunnen worden aangevoerd, om te bewijzen dat het bedrijf adequate instructies heeft gegeven aan het personeel. Een beroep op de matigingsgrond ‘adequate instructies’ moet echter goed worden onderbouwd. Onderstaande praktijkvoorbeelden laten zien waar het in de praktijk nog al eens mis kan gaan.

Uitzendkrachten en ingehuurde ZZP’ers

Veel bedrijven hebben een ‘flexibele schil’. Zij maken dan gebruik van ZZP’ers. Ook voor ingeleend personeel is uw bedrijf verantwoordelijk. Dat blijkt uit een uitspraak van de Raad van State (de hoogste Nederlandse bestuursrechter) van 29 november 2017. 

Een werknemer werd in het ziekenhuis opgenomen met een gebroken been. Oorzaak: een lading die van de heftruck viel. De bestuurder van de heftruck was een ZZP’er. De heftruckbestuurder had geen instructies gekregen over het vervoer van de lading met de heftruck. De Raad van State oordeelt dat ook de werkzaamheden van een ZZP’er vallen onder de verantwoordelijkheid van de werkgever. Naast de instructies aan het eigen personeel, had dus ook deze heftruckbestuurder instructies moeten ontvangen.  

Welke instructies heeft u van uw werkgever ontvangen?

Wanneer Inspectie SZW onregelmatigheden constateert, zal deze altijd een verklaring afnemen bij het aanwezige personeel op de projectlocatie. Deze verklaringen maken onderdeel uit van het boeterapport. Naast de feitelijke constateringen van toezichthouders, vormen verklaringen van personeel vaak een belangrijk aanknopingspunt in het kader van de vaststelling van de overtreding. Maar ook of is voldaan aan een van de matigingsgronden uit de beleidsregel. In veel gevallen vraagt de toezichthouder ook naar de werkinstructies die zijn gegeven.

Het belang van verklaringen van werknemers wordt nog eens onderstreept in de recente uitspraak van de Raad van State van 5 februari 2020 . Daar hadden het slachtoffer en diens collega’s ten overstaan van de toezichthouder verklaard dat zij niet bekend waren met de bewuste instructies. Het is dus belangrijk om te controleren of een werknemer de instructies daadwerkelijk heeft ontvangen en van de inhoud op de hoogte is. Om een instructie te bewijzen, kunt u van de werknemer verlangen dat hij hiervoor zijn handtekening zet onder de instructie. Of op een presentielijst, als de instructie mondeling is gegeven.

Ervaren werknemer

In de uitspraak van 24 oktober 2018 ging het om een arbeidsongeval in een slachterij. Een werknemer liep bij de schoonmaakwerkzaamheden aan de machines ernstig snijletsel op. Het betreffende onderdeel van de machine was vlak daarvoor door een extern bedrijf geïnstalleerd. Het slachtoffer was hiervan niet op de hoogte. De werkgever had nagelaten om deze technische wijziging door te geven. Het verweer van de werkgever dat de schoonmaak van de machine behoorde tot de dagelijkse werkzaamheden van deze werknemer, mocht niet baten. Vanwege het ontbreken van adequate instructies werd het beroep op matiging afgewezen.

Advies

Indien u een Arboboete ontvangt, kunt u een beroep doen op een van de matigingsgronden uit de beleidsregel. Een beroep op de matigingsgrond ‘adequate instructies’ is vaak lastig omdat veel instructies mondeling worden gegeven. Een dergelijk beroep moet dan wel goed worden onderbouwd.

Twijfelt u of de voorlichting en instructie van personeel binnen uw bedrijf voldoet aan de eisen? Of heeft uw bedrijf een boete ontvangen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

De advocaten van LXA The Law Firm hebben ruime ervaring met het aanvechten van sanctiebesluiten van Inspectie SZW. Ook beschikken zij over een ruim netwerk van veiligheidsdeskundigen en arbeidshygiënisten die uw bedrijf kunnen adviseren.